La déménagement d’une entreprise est très différent d’un déménagement résidentiel à l’étranger. Une entreprise peut être délocalisée pour de nombreuses raisons, mais quelle que soit la raison du déménagement, elle doit être bien planifiée et parfaitement synchronisée afin que la transition se fasse en douceur. Le meilleur moment pour déménager une entreprise est celui où vos activités commerciales seront les moins interrompues possibles. La transition peut être compliquée et il y a plus de tâches à accomplir que de déplacer les biens et les équipements d’un endroit à l’autre.

Cet article présent six conseils qui vous aideront à déterminer le bon moment pour entamer votre processus de déménagement et à coordonner votre entreprise de transport en conséquence.

Un plan bien construit

Avant d’entamer le processus de déménagement et d’engager un service de déménagement d’entreprise, il est essentiel que vos employés soient bien informés du moment où il va commencer et de la nécessité de jouer un rôle quelconque. Un plan bien construit expliquant les étapes du déménagement et le rôle de chaque personne rendra la procédure plus facile et aidera vos employés.

Par exemple, si vous donnez des instructions claires sur l’heure d’arrivée prévue des expéditeurs, vos employés peuvent débarrasser leur bureau et retirer leurs effets personnels à temps. Ainsi, aucun document important ne sera perdu et les professionnels de l’expédition pourront emballer et déplacer les meubles et autres objets sans interruption.

Lieu prêt à être déménagé

Avant de commencer à déplacer les meubles et autres équipements de votre emplacement actuel vers le nouveau lieu, assurez-vous que le nouveau bureau est prêt à accueillir les articles livrés. Le nouveau lieu doit être prêt à accueillir tous les meubles et équipements qui y sont envoyés et être opérationnel le plus rapidement possible. Les points importants à prendre en compte sont les suivants :

L’assurance du nouveau site doit être prête au moment où vous commencez le déménagement de l’entreprise.

Veillez à ce que tous les éléments démontés soient réinstallés sur le nouveau site en mettant en place une équipe prête à les installer immédiatement après leur livraison au nouveau bureau.

Les services et les connexions Internet et téléphoniques doivent également être organisés de manière à ce que le bureau soit immédiatement opérationnel dès que les envois sont livrés.

Conditions météorologiques

Les risques naturels et les prévisions météorologiques comme la neige, les blizzards et les ouragans doivent être pris en compte avant de planifier votre déménagement d’entreprise. Non seulement cela entraînera des retards et ralentira le processus, mais cela peut aussi provoquer des accidents et des dommages qui entraîneront des pertes financières.  En fonction de l’endroit où vous allez vous installer, il est préférable de choisir le moment où il y a le moins de risques de conditions météorologiques extrêmes.

Contraintes budgétaires

Il sera utile d’avoir un plan  pour le montant que vous êtes prêt à dépenser pour le déménagement pour savoir quel est le forfait de déménagement d’entreprise le mieux adapté à votre limite budgétaire.  Vous pouvez minimiser vos dépenses en tenant compte des éléments suivants.

Si vous avez des articles fragiles, des biens électroniques sensibles et d’autres articles similaires qui doivent être expédiés, envisagez de passer plus de temps sur l’emballage et d’utiliser des matériaux de première qualité pour minimiser les dommages.

Discutez de la durée de l’opération, des emballages et des tarifs qui permettent une plus grande flexibilité en dehors des saisons, afin que vous puissiez tirer le meilleur parti de votre programme de déménagement. Ceci est toutefois négociable avec votre compagnie de transport.

Meilleur moment pour planifier le déménagement

Une fois que vous êtes sûr que le nouveau bureau est prêt et que vous avez établi votre budget, l’étape suivante consiste à déterminer le meilleur moment pour planifier le déménagement. Une fois que vous aurez compris les avantages et les inconvénients de chaque période, il sera plus facile de coordonner le déménagement avec une entreprise de déménagement professionnel. Voici quelques options de calendrier que vous pouvez envisager en fonction de vos besoins :

En milieu de semaine

En programmant le déménagement en milieu de semaine, vos employés peuvent aider le minerai et être coopératifs puisque leur week-end n’est pas compromis. Un autre avantage est que vous aurez suffisamment de temps pour vous installer dans le nouveau lieu avant le week-end et être prêt pour la semaine suivante.

Pendant les heures de bureau

Si vous souhaitez effectuer le déménagement pendant les heures de bureau, veillez à réserver l’ascenseur de service de votre immeuble, le cas échéant, et à informer la direction de l’immeuble que le déménagement aura lieu pendant les heures de bureau. Toutefois, certains immeubles peuvent facturer des frais supplémentaires pour les déménagements en dehors des heures de bureau, ce qui peut être évité en optant pour ce moment.

La mise en œuvre d’un déménagement d’entreprise sans heurts dépend en grande partie du calendrier et de la planification de l’ensemble de la procédure. Si vous gardez à l’esprit les conseils mentionnés dans cet article, vous pouvez être sûr que la procédure sera exécutée efficacement. Vous pouvez avoir un devis pour votre déménagement professionnel gratuitement et sans engagement en cliquant sur ce lien.