Si vous êtes copropriétaire, la gestion de ce bien immobilier est à la fois à votre charge et à celle des autres propriétaires de la maison. Pour éviter des conflits entre propriétaires, une personne physique ou morale appelée syndic est désignée pour représenter l’ensemble des copropriétaires d’immeuble. Il devient celui qui porte les revendications des copropriétaires et qui détient les documents de copropriété importants au bon fonctionnement des activités. Que deviennent ces derniers en cas de changement de syndic ? Ce mini guide vous en dit plus.

La transmission des documents au nouveau syndic dans un délai de 15 jours

En matière de copropriété, la gestion d’un bien immobilier devient plus complexe. Il est important de préciser avant toute chose, que le syndic est la personne qui préside le syndicat des copropriétaires. Lorsque sa fonction arrive à terme, celui-ci se doit d’organiser une assemblée générale pendant laquelle il sera discuté de comment changer de syndic.

Au cours de cette assemblée réunissant les copropriétaires, le syndic dont le mandat est arrivé à échéance doit transmettre au nouveau syndic les documents de copropriété qui étaient à sa charge. Cet échange doit avoir lieu dans un délai de 15 jours à compter de la date de l’arrêt de ses fonctions. Les documents concernés portent sur :

• La trésorerie de la copropriété ;
• Les références des comptes bancaires du syndicat des copropriétaires ;
• Les coordonnées de la banque.

De même, au cours de la réunion, les projets de contrats du syndic ou les décisions prises peuvent se retrouver annexés. Cette assemblée générale est donc déterminante pour la transmission de la responsabilité de gestion de la copropriété d’un immeuble. Notez également que le nom du syndic doit figurer dans les divers documents à fournir.

La transmission des documents au nouveau syndic dans un délai de 1 mois

Pendant l’Assemblée générale, le délai de transmission des documents de copropriétés peut être étendu à 1 mois. C’est-à-dire que l’ancien président du syndicat de copropriétaires dispose d’un mois pour remettre à son remplaçant les documents de l’immeuble.

Dans ce cas, celui-ci a le devoir de réunir les archives du syndicat de copropriétaires concernant la gestion de l’immeuble sous forme de fichier téléchargeable et imprimable. En cas de désignation d’un prestataire par le syndicat de la copropriété pour garder les archives, l’ancien syndic doit lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic.

L’ensemble des contrats concernant le diagnostic technique de l’immeuble doit aussi y figurer. Tous ces documents doivent être remis dans un délai d’un mois.

La transmission des documents du nouveau syndic dans un délai de 3 mois

Pour permettre à l’ancien syndic de réunir tous les documents de copropriété de l’immeuble, un temps supplémentaire peut lui être accordé. Ce dernier délai ne doit pas excéder les trois mois afin qu’il mette en évidence sa responsabilité civile. À partir donc de l’arrêt de ses fonctions, l’ancien syndic dispose de trois mois pour fournir à son successeur les documents demandés.

Ceux-ci concernent également les comptes de copropriétaires et les comptes du syndicat. Ces documents serviront à faire le constat financier des syndicats de copropriétaires ce qui pourrait être utile au nouveau syndic.

Des sanctions applicables en cas de non-transmission des documents

Si les documents de copropriétés ne sont pas transmis à temps, l’ancien syndic risque d’être poursuivi devant un tribunal. Cependant, avant d’en arriver à cette extrémité, le nouveau syndic peut adresser à son prédécesseur une lettre de mise en demeure.

C’est une sorte de mise en garde à l’encontre de l’ancien syndic pour que celui-ci remette les documents de copropriétés qui manquent. Si dans un délai de 8 jours, celui-ci ne s’exécute pas, le nouveau syndic a la possibilité de le convoquer devant un tribunal.

En résumé, la gestion de copropriété d’un immeuble peut être déléguée à une personne physique ou morale appelée syndic. Celui-ci devient responsable de l’immeuble, car il détient des documents de copropriétés concernant le bien immobilier. En cas de passation de service, l’ancien syndic doit transmettre l’ensemble de ces documents au nouveau syndic. Vous savez désormais ce qu’il faut pour changer de syndic, ainsi que les documents spécifiques à reléguer.